Los eventos se encuentran ente los cuatro métodos que más utilizan las organizaciones para identificar y saber más sobre empresas de servicios profesionales[1]. Es que, para este tipo de negocios, estas instancias son una excelente oportunidad de mostrar a clientes cuánto se sabe sobre un tema. Las empresas de productos o de servicios en general también pueden valerse de esta herramienta para instalar un tema y aportar así a la construcción o fortalecimiento de su marca. Es que realizar un seminario permite, por ejemplo, colocar en la agenda pública temas atemporales o sumar la propia mirada a asuntos de los que se ya se está hablando y, de esta manera, conseguir incluso que los medios de comunicación cubran la actividad si se logra captar el interés de los periodistas.

En definitiva, se trata de mostrarse relevante para el público objetivo. Pero ¿necesariamente estas instancias deben ser presenciales? Lo cierto es que los webinars o seminarios digitales ganan terreno, sobre todo, por la posibilidad de participar desde la oficina o donde sea que el invitado se encuentre, simplemente conectándose a Internet.

Una buena combinación de actividades presenciales y virtuales posiblemente sea la mejor alternativa para sumar a la estrategia de marketing de una empresa, sirviéndose de los beneficios de una y otra según los objetivos que quieran conseguirse. ¿Se está buscando simplemente hablar de determinado tema o agrega valor hablarles a los invitados cara a cara? ¿Qué presupuesto anual se maneja para realizar estas acciones? ¿Con qué capacidad de generación de contenidos se cuenta para organizar seminarios de forma recurrente? ¿Es un valor para el público objetivo mostrarse como una firma tecnológica o, por el contrario, ofrecer herramientas digitales simplemente les complica la vida a los participantes? Estas son solo algunas de las preguntas que deberán hacerse al momento de encarar una opción, la otra, o ambas.

Networking. Hacer un evento presencial propicia un momento para tomarse un café con varios clientes y conocer a futuros. Por su parte, los asistentes no solamente se capacitan, sino que también logran mostrarse y ver cara a cara a personas de su industria o de otras, e incrementar así su red de contactos. Los encuentros virtuales, si bien admiten realizar preguntas en vivo sobre el tema que se aborda, no permiten otro tipo de intercambio entre los participantes.

Público cautivo. Una vez que los invitados se acercaron al lugar del evento, salvo por algunas excepciones, la mayoría permanecerá allí hasta el final, manteniendo una atención relativamente alta a la exposición que se está realizando. Si la actividad es digital, por el contrario, el participante está expuesto a toda clase de distracciones, (llamadas telefónicas, conversaciones de otras personas, correo electrónico). Incluso, si por un momento pierde el hilo de lo que se está diciendo, es posible que se desconecte y no vuelva.

Experiencia. Más allá de la calidad de la exposición, realizar un seminario tradicional permite a las marcas ofrecer cierta experiencia, como mostrar la calidad de las instalaciones u ofrecer buenos productos para degustar. Por supuesto que un webinar no brinda esta posibilidad y parte de la experiencia depende del propio participante: por ejemplo, si la conexión a Internet que tiene no es buena, su experiencia será mala y el organizador nada podrá hacer para mejorarla.

Accesibilidad. El aumento exponencial del parque automotor en Montevideo durante los últimos años y su consecuente repercusión en la densidad del tránsito ha llevado a que el traslado entre los puntos empresariales más relevantes de la ciudad sea cada vez más complicado. Esta debe ser la principal desventaja de las actividades presenciales, mientras que la conexión a un webinar es una opción muy sencilla, siendo posible ofrecerlos incluso en la mitad de la mañana o la tarde desde cualquier lugar del mundo, sin complicar demasiado la jornada de los participantes.

Presupuesto. Para realizar un webinar solo se necesita abonar el costo de acceso a una plataforma (existen también opciones gratuitas) y, a partir de allí, realizar todas las actividades que se desee con una cantidad casi ilimitada de participantes. Un evento tradicional tiene la limitante de la capacidad de la sala elegida, aunque esta restricción puede vencerse si también se transmite por streaming.

Respecto a la inversión, esta es exponencialmente superior en los eventos tradicionales. Cada uno de los participantes representa un costo variable si la convocatoria incluye catering y, el resto de los costos (tecnología de la sala, personal de apoyo, fotografía y filmación, servicio de cobertura de prensa, entre otros), también se cuentan cada vez que se decida realizar un encuentro.

Imagen tecnológica. Ofrecer webinars puede contribuir a ser visualizada como una marca que se vale de la tecnología para comunicar. La contrapartida puede ser que a algunas personas no les resulte tan familiar la utilización de estas plataformas. Por este motivo, el organizador debe asegurarse de comunicar adecuadamente la manera de participar y asistir a los usuarios no tan habituados para que puedan conectarse sin complicaciones.

Las agendas cargadas, la creciente sensación de falta de tiempo, y la exigencia cada vez mayor de lograr un mejor equilibrio trabajo-vida personal ha llevado a que las opciones de capacitación virtual sean una opción valorada por muchos. Pero ¡cuidado!, no se debe olvidar que, pese a que la tecnología ha llegado para facilitar la vida de las personas, las conversaciones cara a cara siguen generando un valor muy difícil de medir.