Cada vez son más frecuentes las consultas sobre el uso de la firma electrónica para llevar a la práctica diversos contratos. El trabajo digital es una de las prácticas más comunes y está en pleno desarrollo, tanto a nivel nacional como internacional.

En tal sentido, cada vez son más las consultas sobre las diferentes plataformas que están surgiendo, tales como DocuSign, Nitro, ValidIt, entre otras.

Si bien la utilización de dichas herramientas resulta por demás práctica, es importante tener claro sus alcances e implicancias. A continuación, compartimos algunas reflexiones.

Es importante tener en cuenta que prácticamente todos los países del mundo actualizan la legislación sobre este tema de forma permanente. Las legislaciones de los diferentes países se han tenido que ir adaptando a estas nuevas circunstancias y a los nuevos avances tecnológicos.

Actualmente, en la mayoría de los países se distinguen dos tipos de firmas digitales: la firma simple y la avanzada.

Uruguay no fue la excepción. Desde 2009 cuenta con un marco jurídico regulatorio a través de la ley n.^o 18.600, que rige respecto a la admisibilidad, validez y eficacia jurídica de elementos electrónicos. El objeto de la ley es brindar la seguridad jurídica en las transacciones electrónicas.

Dicho cuerpo normativo define a la firma electrónica como “los datos en forma electrónica anexos a un documento electrónico asociados de manera lógica con el mismo, utilizados por el firmante como medio de identificación”. Es decir, se trata de un conjunto de datos que se agregan a un documento para identificar al firmante y este se compromete con el contenido del documento.

Por su parte, la firma electrónica avanzada posee requerimientos específicos (artículo n.^o 2 del literal K de la ley referida) que hacen que su validez no dependa de acuerdos previos, otorga garantías de integridad por defecto y puede ser utilizada en documentos públicos. Los requisitos dependen de cada legislación, si bien en gran medida coinciden en su esencia. En Uruguay, esos requisitos son: (i) requerir información de exclusivo conocimiento del firmante permitiendo su identificación unívoca; (ii) ser creada por medios que el firmante pueda mantener bajo su exclusivo control; (iii) ser susceptible de verificación por terceros; (iv) estar vinculada a un documento electrónico, de tal modo que cualquier alteración subsiguiente en el mismo sea detectable; y (v) haber sido creada utilizando un dispositivo de creación de firma técnicamente seguro y confiable y tener base en un certificado reconocido válido al momento de la firma.

Si bien la firma electrónica simple es —generalmente— considerada válida, no brinda la misma certeza que la firma electrónica avanzada, aunque tenga el mismo valor legal.

El contrato firmado a través de una firma electrónica simple valida el contrato, pero no basta para probar su existencia, debiendo además recurrir a elementos adicionales tales como mails, documentos, facturas, testigos, entre otros. Las herramientas informáticas como DocuSign, Nitro y ValidIt son, en general, firmas digitales simples, ya que no cumplen con los requisitos constitutivos de la firma electrónica avanzada, la que sustancialmente requiere que las firmas se encuentren respaldadas en certificados emitidos por autoridades certificantes de los distintos países.

En los sistemas de firma electrónica avanzada necesariamente debe existir una cadena de entidades certificantes. En otras palabras, son sistemas “firmadores” en los que el programa toma el documento, lo encripta generando un código único y lo agrega a la firma del firmante. El programa puede descifrar que la firma de dicho documento es auténtica. Asimismo, resulta necesario aclarar que ambas partes deben contar con la firma electrónica avanzada dentro de un mismo país o mediante convenio si son distintos países. En el caso de que no exista un convenio entre los países, se considera a la firma electrónica avanzada como firma parcial, puesto que cada país reconocería como firma avanzada aquella otorgada según sus propias leyes y certificados, pero no la firma otorgada en el otro país.

En Uruguay, las únicas firmas electrónicas avanzadas son: token del conteo de Abitab; identificación móvil de Abitab; Antel; cédula con chip. A la fecha, todavía no contamos con otros casos de firma electrónica avanzada. Pero, reiteramos, no obsta para la utilización de las nuevas herramientas digitales como las mencionadas supra. Para ello, es importante que ambas partes estén de acuerdo en la utilización de la herramienta y, por tanto, para su instrumentación se aconseja establecer en el contrato que las partes consideran el uso de la herramienta informática como herramienta válida para la firma del contrato. De esa forma, se deja plasmada la voluntad de ambas partes de utilizar dicha herramienta. Adicionalmente, es aconsejable que, previo a la firma de dicho contrato, se intercambien documentos en los que se deje constancia quiénes son los representantes legales de cada parte, con el fin de saber si el firmante efectivamente representa a la empresa o parte.

En conclusión, para la implementación de firmas digitales, se recomienda siempre el uso de firma electrónica avanzada si lo que se pretende es tener plena certeza sobre su autenticidad debido a la relevancia de la transacción. Igualmente, la firma digital común no deja de ser una herramienta más que útil, siempre y cuando exista la voluntad de ambos firmantes de que esa sea el formato elegido. En esta última hipótesis, se debe hacer especial hincapié en cómo se garantiza la voluntad del sujeto de firmar un documento en particular, ya que la libertad que otorga la ley se vuelve una debilidad si no se es cuidadoso en este punto.