Comunicar eficazmente en el trabajo: una guía para no comunicadores
Tanto si se analizan las formas de comunicación digital actuales como al remontarse a quienes estudiaban la Comunicación varias décadas atrás, esta disciplina ofrece herramientas sencillas que pueden utilizarse a diario en el mundo laboral para conseguir diferentes objetivos.
Por ejemplo, es posible aprender de la simpleza de las redes sociales para redactar informes o mails concretos, de la programación neurolingüística para evitar palabras que a priori se interpretan de manera negativa, recordar la importancia de planificar la comunicación interna, ser conscientes del peso de las apariencias y percepciones que se generan a nivel inconsciente en los consumidores y velar siempre por la asertividad.
Es posible aprender de la simpleza de las redes sociales para redactar informes o mails concretos.
A continuación, refresco algunos conceptos para ser mejores comunicadores, sin importar la profesión que se desempeñe.
Sin tiempo para leer, menos interpretar
Si bien en 2017 Twitter flexibilizó su restricción de caracteres, pasando de 140 a 280, el concepto se mantiene: para redactar un tuit es necesario hacer un esfuerzo por ser concreto.
Resumir una idea requiere esfuerzo, pero el receptor lo agradecerá. Piense, por ejemplo, ¿qué hace al enfrentarse a mails eternos? Probablemente los escanee para encontrar alguna clave, buscando ciertos elementos que determinen si se trata de algo urgente o importante. Ayude a su interlocutor: arme un esquema, escriba las tres ideas clave y desarrolle muy escuetamente en función de ellas.
Resumir una idea requiere esfuerzo, pero el receptor lo agradecerá.
En la misma línea, ya sea para hacer una presentación interna o externa a su empresa, como para hablar con los medios de comunicación, una manera de que sus ideas se estampen en la mente de quien escucha es que el lenguaje que utiliza sea sencillo, en la medida de lo posible.
Ojo con los silencios
Una de las premisas básicas de la comunicación es: “Todo comunica, hasta los silencios”. Este es otro de los motivos por los cuales no es una opción dejar el diálogo con el personal librado al azar. Si la información no fluye en la compañía por los canales adecuados, comenzarán a aparecer los rumores.
Si la información no fluye en la compañía por los canales adecuados, comenzarán a aparecer los rumores.
Por esto resulta imperativo que las empresas planifiquen la comunicación interna de los temas generales y, sobre todo, de las noticias importantes.
Trabajar en las percepciones
Aquellos elementos que se graban a nivel inconsciente, muchas veces relacionados con imprevistos del servicio que ofrecen las empresas o con la manera en que las personas se comportan en las empresas de manera irracional, son determinantes en las percepciones generadas en la mente de los demás.
En el artículo “Want to Perfect Your Company’s Service? Use Behavioral Science”, de Harvard Business Review, Richard B. Chase y Sriram Dasu detallan cómo se puede mejorar la experiencia de los consumidores cuidando esos aspectos mínimos que determinan la percepción que el público se hace sobre las empresas.
Aquellos elementos que se graban a nivel inconsciente son determinantes en las percepciones generadas en la mente de los demás.
Entre otros tips, mencionan la relevancia de tener en cuenta que una espera de cuatro segmentos puede parecer mayor si se separa en dos; si algo sale mal, resaltan la importancia de tener en cuenta que las personas siempre buscan explicaciones y culpables y, cuanto más empoderadas y enteradas estén de la situación, menos enojadas se irán; otro punto es nunca dejar las malas noticias para lo último, así como segmentar las buenas y los momentos de placer; por último, ofrecer rituales y hacer que estos se cumplan.
Lo abstracto confunde
Así como las historias sirven para enganchar al interlocutor con lo que se dice, al momento de dar feedback a una persona sobre su desempeño laboral o a un proveedor sobre un servicio, por ejemplo, lo ideal es siempre utilizar ejemplos concretos para evitar confusiones. Los ejemplos allanan la comunicación y evitan la percepción negativa de la generalización: “Esto no es ‘siempre’, así, sino en tales situaciones concretas”.
Las apariencias, ¿engañan?
Según los expertos en programación neurolingüística las palabras que se utilizan son una mínima parte de la comunicación, siendo el lenguaje corporal y la voz los elementos determinantes del discurso. También según esta disciplina, es recomendable evitar empezar una oración con “no”, o cortar una con un “pero”. Aunque pensar en esto parece quitar espontaneidad a los mensajes, el discurso positivo, el gesto relajado y la sonrisa siempre allanan el camino.
Sin lugar para adivinanzas
Todos los conceptos anteriores deberían estar apoyados en uno principal, aplicable tanto al mundo laboral como el personal: el de la asertividad. Ser asertivo consiste en comunicar siempre la propia voluntad, aprendiendo a decir que sí y que no cuando corresponde, y explicando a los demás estas decisiones, siempre en un ámbito de respeto mutuo.
Autor
