El empleo se define como aquel trabajo que se realiza a cambio de un salario, con un determinado tiempo semanal que la persona debe dedicar a la empresa y a la tarea. Actualmente, la productividad es el foco de la gestión de muchas empresas, ya que el “tiempo de escritorio”, o de oficina, en ocasiones no va de la mano con ser productivos. A través de los trabajadores digitales, las empresas han descubierto una nueva manera de trabajar.

A lo largo de la historia, se han implementado diferentes mecanismos de control del tiempo de los empleados en la empresa con el objetivo de controlar la presencia del trabajador en el lugar, pero no su productividad. En algunas empresas se continúa implementando, fundamentalmente por características propias del negocio (por ejemplo, en las industrias). En otros rubros, se ha dejado de lado este control administrativo para pasar a evaluar el desempeño de los colaboradores a través de objetivos, haciendo foco no en el tiempo de escritorio, sino en el nivel de productividad de la persona y el logro de los objetivos establecidos.

Pero si la empresa no gestiona la productividad de sus empleados, ¿puede gestionarla por su cuenta el empleado? ¿Cómo podemos ser más productivos y utilizar mejor nuestro tiempo para lograr un mayor equilibrio entre la vida laboral y la personal? El concepto de “ladrones de tiempo” se utiliza para identificar aquellos motivos por los que solemos distraernos en nuestro lugar de trabajo y ser menos productivos. Un ladrón del tiempo puede ser el celular, las charlas entre compañeros, un ambiente ruidoso, o inclusive tener muchas reuniones de trabajo. Ya sean factores externos o internos, identificar esas distracciones es el primer paso para aumentar la productividad.

En el mundo competitivo de hoy, ya no alcanza con destacarnos por nuestra habilidad analítica o numérica, sino que se vuelve crítica nuestra capacidad empática y el manejo de las relaciones. Todas estas características corresponden al hemisferio derecho del cerebro. La educación tradicional en la que fuimos educados hizo hincapié en el desarrollo de las habilidades vinculadas al hemisferio izquierdo. Hoy, el mundo nos pide habilidades del hemisferio derecho: creación e innovación, con emoción.

Existen muchas herramientas online y apps que nos ayudan a gestionar nuestro tiempo. Muchos documentos pueden ser compartidos, lo cual permite el trabajo en equipo online desde la nube.  Esto resulta en que algunas reuniones puedan acortarse o incluso sustituirse por trabajo colaborativo desde la nube, lo cual facilita adelantar trabajo e impulsar la productividad en tiempo real.

A través de la plataforma Think Wasabi, Alberto Pena destaca la importancia de gestionar la propia productividad, haciendo énfasis en realizar la tarea más importante al comenzar el día laboral. A primera hora de la mañana –tanto dentro como fuera del horario laboral– generalmente hay menos gente en la oficina, menos ruidos, suena menos el teléfono, todos factores que ayudan a incrementar la concentración. Darle prioridad a los temas de mayor importancia en la mañana se debe a que en este momento solemos tener mayor cantidad de energía que al finalizar la jornada laboral.

¿Qué gestión se está realizando con respecto a la productividad a nivel empresarial? Recientemente, en Japón, Microsoft realizó un experimento de reducir la semana laboral a cuatro días. Como consecuencia, observaron que la productividad y las ventas aumentaron 40 %. Destacan que el proyecto puede replicarse en verano, cuando están los niños en casa, y que para ello el trabajador deberá a distribuir su tiempo. Vemos allí cómo, además de que la empresa nos facilite la posibilidad, es el trabajador quien debe saber administrar su propio tiempo y demostrar si el cambio es posible.

Este cambio de enfoque en la gestión y en la manera en la que trabajamos responde al cambio cultural que introducen las nuevas generaciones en las empresas, que apelan –y hasta exigen– un equilibrio más justo entre la vida laboral y la personal. El home office como práctica laboral busca flexibilizar y adaptarse a estas nuevas necesidades. Si bien no es directamente proporcional a lograr ser más productivo, estar en otro ambiente puede motivar y, por tanto, lograr aumentar los valores de productividad.

Sin duda, la reducción del horario laboral y la reducción de la jornada a cuatro días implican un cambio de paradigma y de estructuras conformadas hace mucho tiempo. Requiere de un análisis profundo y ensayos para evaluar cómo esto afecta la productividad y los resultados de cada empresa. Algunas organizaciones serán más proclives a poder instaurarlo que otras.

Capacitarnos para gestionar mejor nuestro tiempo, conocer los “vicios” que tiene cada empresa y cómo podemos lograr mayor productividad, es el desafío actual. La flexibilidad brinda satisfacción al empleado, y un empleado contento es sin duda más productivo. La posibilidad de convertir el tiempo de escritorio en tiempo digital satisface el equilibrio entre el tiempo dedicado al trabajo y el tiempo personal, incrementando la productividad, creatividad y la satisfacción. En este proceso, los líderes también deberán trabajar en acompañar y confiar más en sus empleados para posibilitar esquemas de trabajo flexibles, abandonando métodos más tradicionales.