No es posible afirmar con certeza que esta sea la recta final de la pandemia, pero lo innegable es que 2021 está siendo un año muy diferente a 2020, y las empresas ya no pueden quedarse quietas. Híbrido es la palabra que más se escucha durante estos meses, en los que la mayoría de las organizaciones ha tenido que armar esquemas de retornos paulatinos de los trabajadores a las oficinas.

En la misma línea, en materia de organización de eventos, los híbridos ganan terreno ya que, aunque con restricciones de aforo, es posible volver a reunir personas en un mismo lugar. Pese a la comodidad de conectarse a eventos desde cualquier lugar, los encuentros cara a cara presentan ventajas innegables que los equipos de Marketing no querrán desperdiciar. En definitiva, en esta etapa y, con lo aprendido durante la virtualidad radical, es posible sacar provecho de los beneficios de “los dos mundos”, llegando a una amplia audiencia, con costos relativamente bajos.

¿Se organiza de la misma manera un evento presencial, uno virtual y uno híbrido? ¡No! Montar uno de estos últimos es mucho más complejo. A continuación, resumo los principales aspectos a considerar para sacarle jugo a estas actividades.

1) No es streaming

Con la irrupción de la pandemia, los eventos pasaron a ser virtuales y, cuando el tema y los recursos lo permiten, se ha optado por transmitir desde un lugar en el que los expositores están presentes pero la audiencia participa 100 % de manera remota, utilizando la tecnología denominada streaming. 

Un evento híbrido es mucho más que eso, ya que se debe pensar en cómo viven la experiencia ambas audiencias, para que los que hayan asistido les valga la pena el traslado hasta el lugar del evento, pero que esto no vaya en perjuicio de la experiencia de quien participa remotamente. Por este motivo, todas las herramientas que ya se han implementado exitosamente en los eventos virtuales hay que seguirlas aprovechando. Por ejemplo, las encuestas o las preguntas de los participantes a los expositores, aunque estos se encuentren a su vez respondiendo las consultas e interactuando con la audiencia presencial.

2) Networking para todos los participantes

Poco a poco, y sirviéndose de la tecnología, los organizadores de eventos se dieron cuenta de que, aunque el formato fuera virtual, no era posible dejar de lado los espacios de networking que siempre representaron una característica tan valorada de los eventos físicos. Hoy se debe tener en cuenta que, aunque sea posible volver a las previas o a los breaks con café, las salas de intercambio virtuales no pueden faltar para quienes participan remotamente.

3) Un mundo más cercano

La pandemia enseñó que es posible estar más cerca, aunque sea a la distancia. En este sentido, poco a poco los eventos cada vez más se enriquecieron con speakers de diversas partes del mundo. En esta nueva etapa es posible seguir haciendo uso de este “descubrimiento”, incluyendo panelistas internacionales con un costo que no deba contemplar pasajes ni estadías.

4) El webinar no desaparece

Así como muchos creen que posiblemente en el mundo del trabajo no se vuelva del todo a la realidad previa a la pandemia, los eventos híbridos no necesariamente son la transición hacia la vuelta a los eventos 100 % presenciales.

Los webinars tienen éxito desde hace mucho tiempo y tiene sentido seguirlos incluyendo dentro de las actividades de las empresas, cuando por el tipo de contenido que se presenta no amerita reunir personas físicamente y, por supuesto, sacando provecho de sus principales valores diferenciales: flexibilidad, disponibilidad y costos reducidos.

5) Mantener cautiva a más de una audiencia

Tener en cuenta que, pese a que parte del público estará “cautivo” en una sala, y será posible mantenerlo entretenido con ciertos estímulos, seguramente una porción mucho mayor de los participantes estará participando de manera remota. Por esta razón, es clave tener en cuenta que la tendencia es hacia sesiones más breves y presentaciones dinámicas, para evitar que otras distracciones en la computadora de las personas capten su atención y se den a la fuga.

6) Creatividad: mucho más de tres opciones

La pandemia ha llevado a pensar y descubrir maneras diferentes de hacer las cosas, en los diversos órdenes de la vida. Y esto también es cierto en lo que refiere a la organización de eventos. La realidad de los eventos híbridos lleva, por ejemplo, a que se pueda pensar que haya personas conectadas a Internet y otras reunidas, pero no necesariamente en una misma sala: ¿por qué no organizar salas presenciales en diferentes ciudades, por ejemplo?

7) En alianza con la tecnología

A la hora de organizar un evento híbrido la tecnología es aún más importante que si se trata de un webinar, ya que existen varios aspectos a considerar: se debe contar con un proveedor de streaming, una plataforma para acceder remotamente y, para todo esto, por supuesto, hace falta una banda ancha que esté a la altura.