Empujados por la mayor consciencia acerca del impacto ambiental que implican las diversas acciones que llevan adelante las empresas, los “eventos sustentables” ganan terreno. Sin llegar al extremo de medir la huella de carbono cada vez, sí será atinado que los organizadores de eventos realicen una reflexión previa a cada decisión que toman en los diferentes momentos de la vida del evento, para considerar si existe en cada eslabón una manera diferente de abordarlo, de modo de reducir su impacto ambiental y, además, contribuir con la sociedad.

De esta manera, es posible tomar la decisión de no imprimir folletería que terminará en el contenedor de la esquina, producir materiales considerando siempre la posibilidad de reutilizarlos en el futuro, pensar que la distancia de la locación elegida es un factor que puede generar traslados innecesarios, hasta evaluar desde una perspectiva social los proveedores que se contratarán. Estas son solo algunas de las prácticas recomendables para alinearse con esta tendencia que ha llegado para quedarse.

1. Si no es virtual, que sea cerca

Uno de los legados de la pandemia ha sido la extendida aceptación de la realización de reuniones y eventos en formato virtual. De hecho, es cada vez más frecuente observar cómo en los congresos se presentan expositores virtuales, que están al otro lado del mundo, conviven sin ningún inconveniente con la propuesta presencial, y ninguno de los presentes lo cuestiona. En este sentido, a la hora de organizar un evento o congreso, es necesario hacerse dos preguntas.

La primera es si realmente la actividad tiene que ser presencial o sería igualmente exitosa en su versión 100 % virtual. Con frecuencia, el cara a cara no necesariamente agrega valor y lo digital termina siendo más cómodo para los invitados. Si después de pensar en el punto anterior, la actividad presencial sigue en pie, la perspectiva sustentable llega en el momento de decidir dónde realizarlo: cuanto más lejos se encuentre el lugar elegido de la mayor parte de los invitados, más grande será el impacto que la actividad tendrá en el medio ambiente, por el transporte que utilizarán esas personas para trasladarse.

Otros elementos a tener en cuenta al elegir la locación tienen que ver con cuál es la encare medioambiental del lugar que se selecciona, por ejemplo, si utiliza energías renovables, o quiénes son sus propietarios, considerando que puede apoyarse a emprendimientos locales o empresas propiedad de mujeres, por ejemplo, incorporando así una perspectiva de diversidad de género.

2. No más papeles

Lejos quedaron aquellos eventos en los que los participantes se llevaban una bolsa de nylon y dentro de ella varias carpetas, con una tremenda e inútil cantidad de materiales impresos que, en la mayoría de los casos, iban a terminar a la basura. Hoy por hoy esos papeles deben reducirse a su mínima expresión, priorizando siempre las comunicaciones digitales.

Por ejemplo, si es necesario compartir datos adicionales sobre la empresa o un producto que se está presentando, una alternativa es dejar un código QR que lleve a los invitados a una landing page, redes sociales, o a donde sea que puedan encontrar la información. Si hay que imprimir, podría hacerse con papel reciclado, por ejemplo. Si se trata de la confección de otros materiales, se deben considerar las opciones que generen menor impacto ambiental, y siempre teniendo presente su posible reutilización en el futuro.

3. Desperdicio de alimentos

Es posible que las empresas de catering manejen un estándar del consumo por persona que no necesariamente se ajusta a la realidad del evento que se está realizando. La cantidad consumida por cada invitado dependerá de la cantidad de minutos que se le dedique a ese espacio, así como de la comodidad que tengan las personas para consumir y la hora del día en que se está realizando la actividad.

En ese sentido, es recomendable ajustar el “per cápita” según todos los elementos anteriores para generar la menor cantidad de desperdicio de alimentos posible. Si aun así sobra comida, es bueno que la empresa tenga previsto los canales de donación a organizaciones sociales que la puedan necesitar y recibir.

Vinculado con el punto anterior se encuentra el criterio general de utilizar, siempre que sea posible, proveedores locales, así como priorizar, por ejemplo, emprendimientos que tienen una causa social en su raíz.

4) Ser y parecer

La comunicación de las acciones que se llevan adelante es fundamental desde dos puntos de vista. Mostrar a los invitados, a los empleados de la empresa, así como a la comunidad en general que se están tomando decisiones “sustentables” es una manera de inspirar a los demás, así como de marcar un camino.

Es así que, si se ha tomado una decisión de las de más arriba a conciencia y con una reducción real del impacto de las actividades que se realizan para completar el “evento sustentable”, sería bueno que los organizadores encuentren la manera de contar cómo lo han hecho.