En consonancia con los avances tecnológicos de la última década y las nuevas formas de contratación propias de la globalización, a partir del pasado 6 de marzo quedó operativo el nuevo sistema de registro de E-Libros de Comercio.

Este cambio, según manifestó la directora general de Registros, Daniella Pena, en la presentación realizada el viernes 27 de febrero de 2023 en el salón de actos de la Torre Ejecutiva, responde a compromisos asumidos a nivel regional. Las redes americanas e iberoamericanas plantean un avance en redes de consulta comunes y los países miembros asumieron el compromiso de mejorar la interconexión regional, lo que permite nuevas formas de contratación.

Estos cambios apuntan hacia el perfeccionamiento y mejora de los servicios brindados por la Dirección General de Registros (DGR) y el Ministerio de Educación y Cultura, principalmente en materia de sociedades comerciales e inmuebles, teniendo presente que son principalmente los puntos que mayor impacto tienen en la vida jurídica y comercial.

En esta primera etapa y de acuerdo con la normativa vigente (artículo 55 del Código de Comercio, artículo 91 de la Ley n.^o 16.060, Decretos n.^o 384/019 y 166/022) se podrá registrar a través del sistema de E-Libros únicamente el Libro Diario e Inventario. En el Libro Diario se registran: “(…) día por día, y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante, letras u otros cualesquier papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare; y en general, todo cuanto recibiere o entregare, de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere. (…)” (artículo 56 del Código de Comercio); y el Libro Inventario, “(…) se abrirá con la descripción exacta de dinero, bienes muebles y raíces, créditos y otras cualquiera especie de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro.  (…)” (artículo 59 del Código de Comercio).

Respecto al procedimiento que hay que seguir, se debe contar con usuario de la página de la DGR y luego se debe escribir a la casilla de e-mail enviolibros@dgr.gub.uy proporcionando los siguientes datos: nombre, cédula de identidad y organización a la que representa, de esta manera la DGR le asignará el rol necesario para el ingreso de libros en formato digital.

Una vez asignado el rol, accede a la página de la DGR en la cual ingresará a una URL con el usuario y contraseña antes creado.

La DGR proporciona en su página un manual explicativo con cada paso a seguir para el ingreso de la solicitud de Libros Diario e Inventario en formato digital. Debe tenerse en cuenta que los libros en PDF deberán contar con igual formato y características que los aplicados al formato papel y microfichas.

El libro que se presente en formato PDF debe contar con Firma Digital Avanzada del representante de la sociedad. Actualmente hay cuatro prestadores acreditados para la Firma digital: el Ministerio del Interior a través de los certificados de la cédula de identidad con chip, la Administración Nacional de Correos, Abitab S. A. y la Administración Nacional de Telecomunicaciones. Para conocer más sobre firma digital recomiendo el artículo publicado por Sofía Camargo y Cecilia Vidal publicado en Hacer Empresa de febrero de 2023 titulado “Implementación de la firma electrónica”.

Durante la presentación en la Torre Ejecutiva antes mencionada, la directora del Registro explicó que se continúa trabajando en la posibilidad de agregar el certificado notarial o contable necesario para el procedimiento de inscripción del libro, mediante archivo PDF con firma digital avanzada o en soporte notarial electrónico, logrando así que el proceso de inscripción sea totalmente en línea.

La implementación de E-Libros repercute directamente en la economía y en el medio ambiente. En cuanto a la economía, desde lo más práctico, este avance implica no tener que dirigirse a una oficina a realizar el trámite, sino que puede realizarse directamente de forma remota. El tiempo que toma desplazarse hacia otro lugar se puede optimizar en otra tarea. Si bien se deben utilizar otros servicios, los cuales obviamente tienen un costo adicional, como por ejemplo tener que adquirir un token o un lector de cédulas, estos elementos se pueden y se deben utilizar más a menudo para la realización de diversos trámites ante oficinas públicas por lo que termina siendo una inversión, no un costo. En términos de medio ambiente, reducir el uso de papel impacta directamente en los recursos disponibles, los cuales cada vez son más reducidos.

Es fundamental para las empresas invertir en materia de capacitación del personal con relación a las herramientas tecnológicas, para acompañar el avance que se trata de impulsar. La capacitación es la clave para acceder al mejor uso de los servicios que se están ofreciendo por parte del Estado. El conocimiento es y siempre ha sido el mejor instrumento para la optimización de los recursos.

Resta comentar la necesidad de que la legislación acompañe a la tecnología, quedan deberes pendientes en materia de procedimientos de extravío o destrucción de libros (actualmente el procedimiento está establecido en el artículo 53 de la Ley n.^o 16.871), constitución digital de otros tipos sociales, al igual que se incorporó la creación de las SAS digitales, así como incluir a los restantes libros (ej. Actas de Asambleas), entre otros. Siempre pensando en mejores formas de conservar la información y evitar las tediosas reconstrucciones a la hora de la pérdida de la documentación social, que implican altos costos.

Queda aún por delante un largo camino, pero sin dudas es un gran avance el uso de la tecnología para optimizar procedimientos y trámites en las áreas jurídica y comercial. Solo nos queda esperar el trascurso del tiempo para ver los resultados de esta novedad, pero no tengo dudas de que serán positivos.