Los eventos presenciales representan una de esas acciones de marketing que la crisis sanitaria desatada por el COVID-19 ha desplazado hasta nuevo aviso y, rápidamente, los webinars tomaron su lugar. La oferta es amplia y la calidad diversa. Diferenciarse, ser breve y útil, así como cuidar los detalles técnicos, la difusión, la puesta en escena y el seguimiento posterior son solo algunos de los elementos a considerar para aprovechar al máximo esta herramienta.

1. Ser muy relevante

Los webinars no son nuevos, pero en la nueva normalidad la oferta se ha multiplicado exponencialmente. Por lo tanto, el público se ha vuelto también más selectivo. Si bien no existe un máximo recomendable, lo ideal es realizar cierta cantidad de seminarios digitales que ofrezcan siempre algo útil para el público definido.

2. Lo bueno, si es breve, dos veces bueno

Si bien una de las principales ventajas de los seminarios digitales es que las personas pueden conectarse desde cualquier lugar, la capacidad de mantener al público cautivo se reduce sustancialmente. Por este motivo, se recomienda que la parte expositiva del webinar no dure más de 45 minutos, y dejar 15 al final para contestar preguntas.

3. Manejar las preguntas

Lo ideal es que los asistentes realicen sus preguntas a través de la sección Preguntas y Respuestas, no en el chat, y en lo posible que exista un moderador que las filtre y lea. Si por falta de tiempo no se pudo responder todas las preguntas seleccionadas, una buena acción de seguimiento es contactar individualmente al formulador para continuar un diálogo posterior. En otro orden, no está de más contar con alguna pregunta preparada de antemano que ayude a reforzar un concepto relevante, y que rompa el hielo si las de la audiencia demoran en llegar.

4. Panelistas internacionales

Sumar invitados internacionales a los eventos siempre representa un plus a la hora de convocar y, cuando se trata de un evento digital, esta realidad se hace mucho más accesible, ya que no se debe incurrir en costos de traslado. Por lo tanto, recurrir a la agenda de contactos del exterior e intentar sumar otra perspectiva de los temas que se abordarán resulta casi obligatorio.

5. La difusión es clave

Como la oferta es amplia y las “tentaciones” están a la orden del día de los asistentes, en torno del 50 % de quienes se inscriben a un seminario digital no se conectan. Por este motivo, la difusión previa de la actividad se hace crucial, a través de campañas de e-mail marketing, redes sociales e invitaciones uno a uno, así como el envío de recordatorios y un seguimiento personalizado a través del correo electrónico, si es que alguno de los interesados manifiesta, por ejemplo, dificultades para inscribirse o acceder.

6. El mejor momento

Alejarse del lunes de mañana y el viernes de tarde es un must al momento de planificar cualquier actividad. En cuanto al horario, considerar la franja laboral y tener en cuenta la diferencia de horario entre diferentes países si la actividad se está difundiendo en más de un mercado.

7. La presentación: solo un apoyo

El exceso de texto en la presentación siempre es un enemigo (o, peor aún, un expositor que simplemente lee lo que está escrito). El Power Point debe servir como un refuerzo de lo que se dice, con esquemas, gráficos e imágenes que ayuden a recordar, siempre cuidando la identidad visual de la empresa.

8. Venta muy sutil

Si la invitación es a compartir contenido o capacitar (y no a participar en una demostración de un producto) es fundamental cumplir la promesa y presentar contenidos que sean de utilidad. Si fuera el caso, es posible hacer una mención explícita del producto o servicio que se quiere comercializar muy breve y sobre el final de la charla. Tener en cuenta que, si la exposición fue buena y quedó sembrada la necesidad, la venta vendrá sola.

9. Actuar con naturalidad

Ensayar, asegurarse una buena conexión a Internet, probar la cámara y el micrófono de antemano son todos elementos básicos que deberán considerarse en la previa del webinar. Sin embargo, si algún elemento tecnológico fallara momentáneamente, lo ideal es que el expositor lo enfrente con naturalidad y humor, y lo resuelva sin perder la calma.

10. Seguimiento posterior

Es posible hacer una acción de marketing posterior, aprovechando el contenido que ya se generó para el seminario digital, compartiendo el video de lo presentado, momentos destacados o una encuesta.